Adressqualität

Ein wichtiger Erfolgsfaktor für Unternehmen

"Sehr geehrter Frau Christian Müller"

Was denken Sie, wenn Sie das lesen? Man erwartet zumindest kein leistungsfähiges Unternehmen, das mit Qualität überzeugt. Auch wenn es sich an dieser Stelle um einen kleinen Fehler handelt, hinterlässt die falsche Anrede einen negativen Eindruck. Dennoch sind schlecht gepflegte Datenbestände keine Seltenheit. Vielmehr stellt mangelnde Adressdaten-Qualität eine nicht zu unterschätzende Problematik für zahlreiche Unternehmen dar.

Welche Ursachen führen zu fehlerhaften Daten?

Um eine hohe Adressdaten-Qualität sicher zu stellen, muss man zunächst die Ursachen für fehlerhafte Daten kennen.

Änderung von Adressdaten

Adressdaten verändern sich ständig. Aufgrund von Umzügen, Namensänderungen von Firmen, Insolvenzen oder Geschäftsaufgaben müssen Adressen permanent aktualisiert werden. Ansprechpartner-Adressen ändern sich durch Fluktuation und internen Wechsel der Positionen oder Heirat. Bei Firmen und Personen, zu denen man regelmäßig Kontakt hat, werden diese Informationen manchmal formell oder formlos mitgeteilt. Diese Fälle stellen aber Ausnahmen dar.

Ohne permanente Adressenpflege sinkt die Qualität der Daten zwangsläufig mit der Zeit. Schon innerhalb von zwölf Monaten fällt eine riesige Menge von Änderungen an. Nach wenigen Jahren ohne Pflege ist ein Adressbestand so gut wie unbrauchbar.

Fehlende aktive Adresspflege aller Mitarbeiter

Wie vorstehend beschrieben, gibt es eine Vielzahl von Änderungen an Adressen, über die man häufig nur formlos oder zufällig Kenntnis erlangt. Wenn an dieser Stelle nicht alle Mitarbeiter eines Unternehmens aktiv dafür sorgen, dass diese Information in den Adressdaten-Beständen geändert wird, so verschlechtert sich im Laufe der Zeit die Aktualität der Adressdaten-Bestände.

Importe von Adressdaten

Oft werden Daten aus anderen Datenbanken importiert, die nicht auf Qualität geprüft wurden. Das gilt nicht nur für die Übernahme externer Adressbestände. Auch bei der Übernahme von Adressen der eigenen Mitarbeiter aus Outlook oder Excel beispielsweise wird eine Bereinigung vorab notwendig. Durch den Import stehen die Daten für weitere Benutzer zur Verfügung. Die Datenqualität muss spätestens jetzt stimmen.

Dubletten von Adressdaten

Zum einen kann es durch Importe zu Dubletten kommen. Zum anderen entstehen Dubletten, wenn bei der Anlage von Adressen nicht geprüft wird, ob die Adresse bereits in der Datenbank vorhanden ist. Dann kommt es zwangsläufig zu Dubletten. Meist fehlt dieser Prozess, der die Anlage von Dubletten verhindert.

Wie stelle ich die Qualität der Adressdaten sicher?

Um die Qualität der Adressdaten sicher zu stellen, sind unterschiedliche Maßnahmen von Nöten.

Das Management geht mit gutem Beispiel voran

Um die Mitarbeiter anzuhalten, die Adresspflege aktiv und zeitnah durchzuführen, muss das Management mit gutem Beispiel voran gehen. Geben Sie sich nicht die Blöße, dass "Ihre" Daten in einem schlechten Pflegezustand sind. Verpflichten Sie auch jeden Mitarbeiter im Unternehmen zur aktiven Mitarbeit.

Klare Prozesse und Verantwortlichkeiten für die Erfassung und die Pflege

Es gibt die Alternativen, dass entweder alle Mitarbeiter Adressen anlegen, ändern und löschen dürfen oder nur festgelegte Mitarbeiter, so genannte Adress-Verantwortliche. Grundsätzlich empfehlen wir, Adress-Verantwortliche zu definieren, da erfahrungsgemäß die Adressdaten-Qualität dann am höchsten ist. Entscheidend ist, dass der Prozess zur Adresseanlage und -pflege eindeutig geklärt ist. So banal dieser Prozess auf den ersten Blick scheint, so wichtig ist er für die Sicherstellung der Adressdaten-Qualität. Folgende Fragen sind festzulegen

- Wer darf Adressen anlegen?
- Wann werden Adressen angelegt?
- Wie wird auf Dubletten geprüft, und ist bereits eine Historie vorhanden?
- Welche Informationen muss eine Adresse mindestens enthalten?
- Wer darf welche Änderungen vornehmen?
- Wer darf Personen oder Anschriften löschen?

Einsatz von Pflichtfeldern

Definierte Pflichtfelder stellen eine Grundqualität bei der Erfassung sicher. Wir empfehlen, bei Personen den Nachnamen und die Anrede als Pflichtfeld zu definieren. Übertreiben Sie bei Pflichtfeldern aber nicht. Zu viele Pflichtfelder führen zu sinkender Akzeptanz bei der Neuerfassung von Adressen. Das ist dann noch schlechter als fehlende Informationen, die vielleicht später nachgepflegt werden. Zudem können bestimmte Felder oft nicht bei der ersten Anlage hinterlegt werden, da die Information zu diesem Zeitpunkt noch nicht bekannt ist.

Eindeutige und verständliche Eingabehilfen

Neben den Pflichtfeldern müssen auch Eingabehilfen verwendet werden. Entscheidend beim Einsatz von Eingabehilfen sind zum einen die Eindeutigkeit und zum anderen die Verständlichkeit. Hier gilt der bekannte Grundsatz: Weniger ist oft mehr.

Verantwortlicher Ansprechpartner

Zu jeder Adresse muss ein Verantwortlicher definiert sein. Dieser Ansprechpartner kann befragt werden, wenn es zur Adresse inhaltliche Rückfragen gibt. Es bietet sich an, den Mitarbeiter zu wählen, der zur Adresse den häufigsten Kontakt hat. Das kann beispielsweise ein Außendienst- oder ein Innendienst-Mitarbeiter sein.

Regelmäßige Kontrolle der Adressdaten

Legen Sie einen Controlling-Prozess fest. Wer überprüft die Daten und nach welchen Kriterien? Wichtig ist es auch, ein Änderungsdatum mitzuführen, um die Aktualität des Daten-Bestandes beurteilen zu können.

Qualitätsstandards bei Importen und Adressübernahmen

Legen Sie für Datenimporte Qualitätsstandards fest. Die in die Qualität der Daten investierte Zeit zahlt sich aus, da eine nachträgliche Korrektur fehlerhafter Importe immer wesentlich aufwändiger ist.

Wie setze ich das um?

Leiten Sie folgende Aktionen ein, um die Adressdaten-Qualität in Ihrem Unternehmen spürbar zu verbessern.

- Machen Sie das Thema Adressdaten-Qualität präsent.
- Legen Sie adress-verantwortliche Mitarbeiter fest.
- Schulen Sie die Adress-Verantwortlichen.
- Legen Sie den Prozess zur Anlage und Pflege fest.
- Teilen Sie den Prozess allen Mitarbeitern mit.
- Definieren Sie Pflichtfelder.
- Hinterlegen Sie eindeutige und verständliche Eingabehilfen.
- Überprüfen Sie regelmäßig die bestehenden Adressdaten-Bestände.

Damit wird Ihre Außendarstellung positiver, Aktionen können mit gutem Gewissen durchgeführt werden und eine gute Datenqualität spart Kosten.
Die itdesign GmbH bietet Beratung und umfassende Software-Lösungen in den Bereichen Customer Relationship Management, CRM, und Project Portfolio Management, PPM.

Weit reichende Erfahrungen aus über 650 Projekten versetzen die itdesign GmbH in die Lage, ihre Kunden bei der Verbesserung ihrer Geschäftsprozesse kompetent zu unterstützen. Seit Gründung des Unternehmens im Jahr 1999 verzeichnet die itdesign GmbH ein kontinuierliches Wachstum. Das inhabergeführte Unternehmen beschäftigt heute bereits mehr als 45 Mitarbeiter.

Zahlreiche langfristige und direkte Beziehungen zu zufriedenen Kunden wie E.ON AG, DekaBank, T-Systems, Generali Versicherung AG, Flughafen München und Fraunhofer IPA sowie zahlreiche mittelständische Unternehmen belegen die Leistungsfähigkeit der itdesign GmbH in den Bereichen CRM und PPM.

Die Kunden der itdesign GmbH stellen sich aus dem Produktportfolio Beratung, Software und dauerhafte Betreuung die gewünschten Leistungspakete nach ihren individuellen Anforderungen zusammen.
itdesign GmbH
Lilli Wolf
Karlstr. 3
72072
Tübingen
lilli.wolf@itdesign.de
07071/3667-7104
http://itdesign.de

Ein wichtiger Erfolgsfaktor für Unternehmen

"Sehr geehrter Frau Christian Müller"

Was denken Sie, wenn Sie das lesen? Man erwartet zumindest kein leistungsfähiges Unternehmen, das mit Qualität überzeugt. Auch wenn es sich an dieser Stelle um einen kleinen Fehler handelt, hinterlässt die falsche Anrede einen negativen Eindruck. Dennoch sind schlecht gepflegte Datenbestände keine Seltenheit. Vielmehr stellt mangelnde Adressdaten-Qualität eine nicht zu unterschätzende Problematik für zahlreiche Unternehmen dar.

Welche Ursachen führen zu fehlerhaften Daten?

Um eine hohe Adressdaten-Qualität sicher zu stellen, muss man zunächst die Ursachen für fehlerhafte Daten kennen.

Änderung von Adressdaten

Adressdaten verändern sich ständig. Aufgrund von Umzügen, Namensänderungen von Firmen, Insolvenzen oder Geschäftsaufgaben müssen Adressen permanent aktualisiert werden. Ansprechpartner-Adressen ändern sich durch Fluktuation und internen Wechsel der Positionen oder Heirat. Bei Firmen und Personen, zu denen man regelmäßig Kontakt hat, werden diese Informationen manchmal formell oder formlos mitgeteilt. Diese Fälle stellen aber Ausnahmen dar.

Ohne permanente Adressenpflege sinkt die Qualität der Daten zwangsläufig mit der Zeit. Schon innerhalb von zwölf Monaten fällt eine riesige Menge von Änderungen an. Nach wenigen Jahren ohne Pflege ist ein Adressbestand so gut wie unbrauchbar.

Fehlende aktive Adresspflege aller Mitarbeiter

Wie vorstehend beschrieben, gibt es eine Vielzahl von Änderungen an Adressen, über die man häufig nur formlos oder zufällig Kenntnis erlangt. Wenn an dieser Stelle nicht alle Mitarbeiter eines Unternehmens aktiv dafür sorgen, dass diese Information in den Adressdaten-Beständen geändert wird, so verschlechtert sich im Laufe der Zeit die Aktualität der Adressdaten-Bestände.

Importe von Adressdaten

Oft werden Daten aus anderen Datenbanken importiert, die nicht auf Qualität geprüft wurden. Das gilt nicht nur für die Übernahme externer Adressbestände. Auch bei der Übernahme von Adressen der eigenen Mitarbeiter aus Outlook oder Excel beispielsweise wird eine Bereinigung vorab notwendig. Durch den Import stehen die Daten für weitere Benutzer zur Verfügung. Die Datenqualität muss spätestens jetzt stimmen.

Dubletten von Adressdaten

Zum einen kann es durch Importe zu Dubletten kommen. Zum anderen entstehen Dubletten, wenn bei der Anlage von Adressen nicht geprüft wird, ob die Adresse bereits in der Datenbank vorhanden ist. Dann kommt es zwangsläufig zu Dubletten. Meist fehlt dieser Prozess, der die Anlage von Dubletten verhindert.

Wie stelle ich die Qualität der Adressdaten sicher?

Um die Qualität der Adressdaten sicher zu stellen, sind unterschiedliche Maßnahmen von Nöten.

Das Management geht mit gutem Beispiel voran

Um die Mitarbeiter anzuhalten, die Adresspflege aktiv und zeitnah durchzuführen, muss das Management mit gutem Beispiel voran gehen. Geben Sie sich nicht die Blöße, dass "Ihre" Daten in einem schlechten Pflegezustand sind. Verpflichten Sie auch jeden Mitarbeiter im Unternehmen zur aktiven Mitarbeit.

Klare Prozesse und Verantwortlichkeiten für die Erfassung und die Pflege

Es gibt die Alternativen, dass entweder alle Mitarbeiter Adressen anlegen, ändern und löschen dürfen oder nur festgelegte Mitarbeiter, so genannte Adress-Verantwortliche. Grundsätzlich empfehlen wir, Adress-Verantwortliche zu definieren, da erfahrungsgemäß die Adressdaten-Qualität dann am höchsten ist. Entscheidend ist, dass der Prozess zur Adresseanlage und -pflege eindeutig geklärt ist. So banal dieser Prozess auf den ersten Blick scheint, so wichtig ist er für die Sicherstellung der Adressdaten-Qualität. Folgende Fragen sind festzulegen

- Wer darf Adressen anlegen?
- Wann werden Adressen angelegt?
- Wie wird auf Dubletten geprüft, und ist bereits eine Historie vorhanden?
- Welche Informationen muss eine Adresse mindestens enthalten?
- Wer darf welche Änderungen vornehmen?
- Wer darf Personen oder Anschriften löschen?

Einsatz von Pflichtfeldern

Definierte Pflichtfelder stellen eine Grundqualität bei der Erfassung sicher. Wir empfehlen, bei Personen den Nachnamen und die Anrede als Pflichtfeld zu definieren. Übertreiben Sie bei Pflichtfeldern aber nicht. Zu viele Pflichtfelder führen zu sinkender Akzeptanz bei der Neuerfassung von Adressen. Das ist dann noch schlechter als fehlende Informationen, die vielleicht später nachgepflegt werden. Zudem können bestimmte Felder oft nicht bei der ersten Anlage hinterlegt werden, da die Information zu diesem Zeitpunkt noch nicht bekannt ist.

Eindeutige und verständliche Eingabehilfen

Neben den Pflichtfeldern müssen auch Eingabehilfen verwendet werden. Entscheidend beim Einsatz von Eingabehilfen sind zum einen die Eindeutigkeit und zum anderen die Verständlichkeit. Hier gilt der bekannte Grundsatz: Weniger ist oft mehr.

Verantwortlicher Ansprechpartner

Zu jeder Adresse muss ein Verantwortlicher definiert sein. Dieser Ansprechpartner kann befragt werden, wenn es zur Adresse inhaltliche Rückfragen gibt. Es bietet sich an, den Mitarbeiter zu wählen, der zur Adresse den häufigsten Kontakt hat. Das kann beispielsweise ein Außendienst- oder ein Innendienst-Mitarbeiter sein.

Regelmäßige Kontrolle der Adressdaten

Legen Sie einen Controlling-Prozess fest. Wer überprüft die Daten und nach welchen Kriterien? Wichtig ist es auch, ein Änderungsdatum mitzuführen, um die Aktualität des Daten-Bestandes beurteilen zu können.

Qualitätsstandards bei Importen und Adressübernahmen

Legen Sie für Datenimporte Qualitätsstandards fest. Die in die Qualität der Daten investierte Zeit zahlt sich aus, da eine nachträgliche Korrektur fehlerhafter Importe immer wesentlich aufwändiger ist.

Wie setze ich das um?

Leiten Sie folgende Aktionen ein, um die Adressdaten-Qualität in Ihrem Unternehmen spürbar zu verbessern.

- Machen Sie das Thema Adressdaten-Qualität präsent.
- Legen Sie adress-verantwortliche Mitarbeiter fest.
- Schulen Sie die Adress-Verantwortlichen.
- Legen Sie den Prozess zur Anlage und Pflege fest.
- Teilen Sie den Prozess allen Mitarbeitern mit.
- Definieren Sie Pflichtfelder.
- Hinterlegen Sie eindeutige und verständliche Eingabehilfen.
- Überprüfen Sie regelmäßig die bestehenden Adressdaten-Bestände.

Damit wird Ihre Außendarstellung positiver, Aktionen können mit gutem Gewissen durchgeführt werden und eine gute Datenqualität spart Kosten.
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Weit reichende Erfahrungen aus über 650 Projekten versetzen die itdesign GmbH in die Lage, ihre Kunden bei der Verbesserung ihrer Geschäftsprozesse kompetent zu unterstützen. Seit Gründung des Unternehmens im Jahr 1999 verzeichnet die itdesign GmbH ein kontinuierliches Wachstum. Das inhabergeführte Unternehmen beschäftigt heute bereits mehr als 45 Mitarbeiter.

Zahlreiche langfristige und direkte Beziehungen zu zufriedenen Kunden wie E.ON AG, DekaBank, T-Systems, Generali Versicherung AG, Flughafen München und Fraunhofer IPA sowie zahlreiche mittelständische Unternehmen belegen die Leistungsfähigkeit der itdesign GmbH in den Bereichen CRM und PPM.

Die Kunden der itdesign GmbH stellen sich aus dem Produktportfolio Beratung, Software und dauerhafte Betreuung die gewünschten Leistungspakete nach ihren individuellen Anforderungen zusammen.
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