Projektmanagement: Das Ziel hinter dem Ziel erkennen

Mit den geeigneten Fragetechniken die Motive der Beteiligten erfahren

Wenn Projekte scheitern, dann liegt es überwiegend an der mangelnden Zieldefinition. Das haben 59 Prozent der befragten Manager in der Hays Studie "Betriebliche Projektwirtschaft"(1) angegeben. Ein ähnliches Ergebnis erbrachte eine Befragung der GPM Deutschen Gesellschaft für Projektmanagement: 69 Prozent der Projektmanager halten es für schwierig, die Anforderungen und Ziele eines Projekts zu klären(2).

Über die Gründe ist viel geschrieben worden: Die Entscheider haben unterschiedliche Vorstellungen, sie verfolgen eigene Interessen oder ihnen fehlt tatsächlich ein konkretes Bild. Ändern können Projektmanager daran nichts. Aber mit den geeigneten Fragetechniken erfahren sie etwas über die Motive der Beteiligten und können mit den unterschiedlichen Interessen besser umgehen.

Durch die Hintertür zum Ziel

Fragen direkt auf den Kopf zu bringen den Gegenüber meist ins Stolpern. Wenn ein Projektmanager einen Entscheider unmittelbar nach seinen Zielen fragt, enthält er meist Antworten wie "wir wollen die Kosten senken" oder "wir müssen uns erneuern". Über die eigentlichen Antriebskräfte oder Motive erfährt er wenig: Der Befragte fühlt sich überrumpelt und antwortet mit dem Erstbesten, was ihm in den Sinn kommt. Außerdem kann es sein, dass er sich über seine persönlichen Motive selbst nicht klar ist.

Vor der Frage nach den Motiven steht deshalb eine Aufwärmphase - der Smalltalk. Die Zeit brauchen beide Gesprächspartner, um sich aufeinander einzustimmen und das nötige Vertrauen aufzubauen. Wenn die Atmosphäre stimmt, kann der Projektleiter starten. Dabei ist es wichtig, dem Gesprächspartner Zeit zu geben und gegebenenfalls mehrfach nachzufragen. Ein Ablauf könnte so aussehen:

Eröffnungsfrage
"Sie haben sich für ein mutiges Projekt entschieden - was versprechen Sie sich davon?"
Die Motivationsfrage hat den Sinn, den Befragten zu bestätigen und zu ermuntern. Der Gesprächston wird offener - allerdings besteht die Gefahr, dass der Befragte weit ausholt.

Motivfrage
"Sie haben X, Y und Z als Ziele genannt. Weshalb sind Ihnen diese Ziele wichtig?" Und danach: "Was ist das wichtigste Ziel? Und warum?"
Die Fülle der Informationen ist nun zu verdichten. Die Fragen zielen darauf, die Motive zu erfragen und zu verstehen, was die wichtigste Triebfeder ist.

Rückkopplungsfrage
"Habe ich Sie richtig verstanden, dass .... "
Mit der Rückkopplungsfrage prüft der Projektleiter, ob er seinen Gesprächspartner richtig verstanden hat.

Frage nach Messgrößen
"Woran werden Sie Erfolg erkennen?"
In der letzten Frage geht es darum, herauszufinden, was messbare Projektergebnisse sein können.

Bei einem günstigen Gesprächsverlauf entwickelt der Projektleiter ein besseres Verständnis dafür, was die Entscheider in dem Projekt antreibt. Er gewinnt die Chance, auf sie einzugehen, und die Reibungsverluste zu vermindern.

Weitere Tools und Techniken für fortgeschrittene Projektmanager stellt das KAYENTA-Seminar: "Erfolgreiches Projektmanagement - Aufbautraining: Führungskompetenz für Projektleiter" vor. Die nächsten Termine sind:

Berlin 06.08 - 08.08.2012
Frankfurt 17.09 - 19.09.2012
Hamburg 22.10 - 24.10.2012
München 10.12 - 12.12.2012

Weitere Infos unter http://kayenta.de/?id=630

Quellen:
1 Betriebliche Projektwirtschaft. Eine Vermessung. Eine empirische Studie des Instituts für Beschäftigung
und Employability (IBE) im Auftrag von HAYS
http://www.hays.de/mediastore/pressebereich/Studien/pdf/HAYS-Studie_Projektwirtschaft_2010.pdf?nid=5534bfbf-31e5-4516-be63-d8f0f713b9d5
2 Projektarbeit im Heldenprinzip - Anforderungen, Kompetenzen und Bedarfe im heutigen Projektmanagement
Eine Studie derGPM in Kooperation in Kooperation mit der Universität der Künste, Berlin, der Hochschule für Technik und Wirtschaft Berlin und der Lumen. Organisationsentwicklung.
http://www.gpm-ipma.de/know_how/studienergebnisse/projektarbeit_im_heldenprinzip.html
Soft Skills - Qualifizierung von Fach- und Führungskräften

KAYENTA Training und Beratung unterstützt seit 1998 mittlere und große Unternehmen aller Branchen in der unternehmensweiten Personalentwicklung und bietet qualifizierte Weiterbildung für Fach- und Führungskräfte an. Das Unternehmen mit Sitz in Hamburg führt Präsenz-Trainings bundesweit und vor Ort durch.
KAYENTA Training und Beratung
Werner Plewa
Abendrothsweg 73
20251 Hamburg
wplewa@kayenta.de
+49 (0)40 / 370 80 155
http://www.kayenta.de

Mit den geeigneten Fragetechniken die Motive der Beteiligten erfahren

Wenn Projekte scheitern, dann liegt es überwiegend an der mangelnden Zieldefinition. Das haben 59 Prozent der befragten Manager in der Hays Studie "Betriebliche Projektwirtschaft"(1) angegeben. Ein ähnliches Ergebnis erbrachte eine Befragung der GPM Deutschen Gesellschaft für Projektmanagement: 69 Prozent der Projektmanager halten es für schwierig, die Anforderungen und Ziele eines Projekts zu klären(2).

Über die Gründe ist viel geschrieben worden: Die Entscheider haben unterschiedliche Vorstellungen, sie verfolgen eigene Interessen oder ihnen fehlt tatsächlich ein konkretes Bild. Ändern können Projektmanager daran nichts. Aber mit den geeigneten Fragetechniken erfahren sie etwas über die Motive der Beteiligten und können mit den unterschiedlichen Interessen besser umgehen.

Durch die Hintertür zum Ziel

Fragen direkt auf den Kopf zu bringen den Gegenüber meist ins Stolpern. Wenn ein Projektmanager einen Entscheider unmittelbar nach seinen Zielen fragt, enthält er meist Antworten wie "wir wollen die Kosten senken" oder "wir müssen uns erneuern". Über die eigentlichen Antriebskräfte oder Motive erfährt er wenig: Der Befragte fühlt sich überrumpelt und antwortet mit dem Erstbesten, was ihm in den Sinn kommt. Außerdem kann es sein, dass er sich über seine persönlichen Motive selbst nicht klar ist.

Vor der Frage nach den Motiven steht deshalb eine Aufwärmphase - der Smalltalk. Die Zeit brauchen beide Gesprächspartner, um sich aufeinander einzustimmen und das nötige Vertrauen aufzubauen. Wenn die Atmosphäre stimmt, kann der Projektleiter starten. Dabei ist es wichtig, dem Gesprächspartner Zeit zu geben und gegebenenfalls mehrfach nachzufragen. Ein Ablauf könnte so aussehen:

Eröffnungsfrage
"Sie haben sich für ein mutiges Projekt entschieden - was versprechen Sie sich davon?"
Die Motivationsfrage hat den Sinn, den Befragten zu bestätigen und zu ermuntern. Der Gesprächston wird offener - allerdings besteht die Gefahr, dass der Befragte weit ausholt.

Motivfrage
"Sie haben X, Y und Z als Ziele genannt. Weshalb sind Ihnen diese Ziele wichtig?" Und danach: "Was ist das wichtigste Ziel? Und warum?"
Die Fülle der Informationen ist nun zu verdichten. Die Fragen zielen darauf, die Motive zu erfragen und zu verstehen, was die wichtigste Triebfeder ist.

Rückkopplungsfrage
"Habe ich Sie richtig verstanden, dass .... "
Mit der Rückkopplungsfrage prüft der Projektleiter, ob er seinen Gesprächspartner richtig verstanden hat.

Frage nach Messgrößen
"Woran werden Sie Erfolg erkennen?"
In der letzten Frage geht es darum, herauszufinden, was messbare Projektergebnisse sein können.

Bei einem günstigen Gesprächsverlauf entwickelt der Projektleiter ein besseres Verständnis dafür, was die Entscheider in dem Projekt antreibt. Er gewinnt die Chance, auf sie einzugehen, und die Reibungsverluste zu vermindern.

Weitere Tools und Techniken für fortgeschrittene Projektmanager stellt das KAYENTA-Seminar: "Erfolgreiches Projektmanagement - Aufbautraining: Führungskompetenz für Projektleiter" vor. Die nächsten Termine sind:

Berlin 06.08 - 08.08.2012
Frankfurt 17.09 - 19.09.2012
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München 10.12 - 12.12.2012

Weitere Infos unter http://kayenta.de/?id=630

Quellen:
1 Betriebliche Projektwirtschaft. Eine Vermessung. Eine empirische Studie des Instituts für Beschäftigung
und Employability (IBE) im Auftrag von HAYS
http://www.hays.de/mediastore/pressebereich/Studien/pdf/HAYS-Studie_Projektwirtschaft_2010.pdf?nid=5534bfbf-31e5-4516-be63-d8f0f713b9d5
2 Projektarbeit im Heldenprinzip - Anforderungen, Kompetenzen und Bedarfe im heutigen Projektmanagement
Eine Studie derGPM in Kooperation in Kooperation mit der Universität der Künste, Berlin, der Hochschule für Technik und Wirtschaft Berlin und der Lumen. Organisationsentwicklung.
http://www.gpm-ipma.de/know_how/studienergebnisse/projektarbeit_im_heldenprinzip.html
Soft Skills - Qualifizierung von Fach- und Führungskräften

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