Geringere Kosten und mehr Qualität bei Betriebsanleitungen

Single Source Publishing mit Redaktionssystem für Solarienhersteller

Mit einem Redaktionssystem zur Erstellung von beispielsweise Betriebsanleitungen werden Kosten gesenkt und gleichzeitig die Qualität gesteigert. Wo bislang für Änderungen ganze Text-Dokumente bearbeitet wurden, übernimmt jetzt eine Datenbank die Hauptarbeit. Text-Bausteine werden verwaltet, geändert sowie bedarfsorientiert zu Dokumenten zusammengesetzt und gedruckt. Änderungen aufgrund z. B. der neuen Maschinenrichtlinie werden mit geringerem Aufwand in den Dokumentationsstamm eingepflegt statt über eine Vielzahl an Dokumenten verteilt.

Die Erstellung und Verwaltung von Betriebsanleitungen für einen führenden Solarienhersteller wurde aufgrund der folgenden Faktoren immer verwaltungsintensiver und fehleranfälliger: Der Bedarf an Gebrauchsanweisungen stieg ständig durch neue Gerätevarianten und die Übersetzung in 26 Sprachen. Aus der hohen Anzahl an Dokumenten resultierten ein großer Aufwand für die Verwaltung der Änderungen und Dokumentenversionen, ein permanenter Änderungsdienst mit hohen Kosten und eine starke Fehleranfälligkeit.

Der Solinger Dienstleister für technische Dokumentationen - die Firma Dokpro - führte deshalb im Rahmen der Qualitätssicherung ein Redaktionssystem für ihren Kunden JK Holding GmbH (Windhagen/Ww) ein. Texte und Illustrationen werden als Bausteine in einer Datenbank verwaltet. Hierdurch wird gewährleistet, dass in allen Gebrauchsanweisungen der gleiche Text mit den gleichen Bildern erscheint. Ist eine Modifikation beispielsweise aufgrund einer Normenanpassung oder eines neuen Gerätetyps notwendig, so müssen in jeder Sprache nur wenige Textbausteine überarbeitet werden. Alle Änderungen stehen bei der nächsten Publikation in allen betroffenen Dokumenten und Sprachen auf Knopfdruck zur Verfügung.

Trotz des Aufwandes für die Einführung wird auf lange Sicht gespart. Die Verwaltung wird heute bequem von einem Mitarbeiter bei der Firma Dokpro erledigt und Dokumente werden "on demand" und nicht mehr "auf Halde" produziert. Insgesamt beträgt die Kostensenkung im Änderungsdienst zwischen 20 und 50 Prozent. Durch das Ausbleiben von Fehldrucken, Fehlübersetzungen oder Doppelbearbeitungen steigt gleichzeitig die Qualität der Dokumente.

Dokpro hatte die Dokumente in der Vergangenheit bereits größtenteils vereinheitlicht und modularisiert, deshalb konnte das Redaktionssystem innerhalb von drei Monaten eingeführt werden.

Die Dokpro GmbH ist Full-Service-Ingenieur-Dienstleister rund um technische Dokumentation und Kommunikation.
Dokpro GmbH
Wilhelm Schmitz
Schützenstrasse 225
42659 Solingen
0212 59 44 96 - 0

www.dokpro.eu

Pressekontakt:
Kionka Media
Frau Liv Kionka
Richrather Str. 44
40723
Hilden
office@kionka-media.de
02103 22629
http://kionka-media.de

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Mit einem Redaktionssystem zur Erstellung von beispielsweise Betriebsanleitungen werden Kosten gesenkt und gleichzeitig die Qualität gesteigert. Wo bislang für Änderungen ganze Text-Dokumente bearbeitet wurden, übernimmt jetzt eine Datenbank die Hauptarbeit. Text-Bausteine werden verwaltet, geändert sowie bedarfsorientiert zu Dokumenten zusammengesetzt und gedruckt. Änderungen aufgrund z. B. der neuen Maschinenrichtlinie werden mit geringerem Aufwand in den Dokumentationsstamm eingepflegt statt über eine Vielzahl an Dokumenten verteilt.

Die Erstellung und Verwaltung von Betriebsanleitungen für einen führenden Solarienhersteller wurde aufgrund der folgenden Faktoren immer verwaltungsintensiver und fehleranfälliger: Der Bedarf an Gebrauchsanweisungen stieg ständig durch neue Gerätevarianten und die Übersetzung in 26 Sprachen. Aus der hohen Anzahl an Dokumenten resultierten ein großer Aufwand für die Verwaltung der Änderungen und Dokumentenversionen, ein permanenter Änderungsdienst mit hohen Kosten und eine starke Fehleranfälligkeit.

Der Solinger Dienstleister für technische Dokumentationen - die Firma Dokpro - führte deshalb im Rahmen der Qualitätssicherung ein Redaktionssystem für ihren Kunden JK Holding GmbH (Windhagen/Ww) ein. Texte und Illustrationen werden als Bausteine in einer Datenbank verwaltet. Hierdurch wird gewährleistet, dass in allen Gebrauchsanweisungen der gleiche Text mit den gleichen Bildern erscheint. Ist eine Modifikation beispielsweise aufgrund einer Normenanpassung oder eines neuen Gerätetyps notwendig, so müssen in jeder Sprache nur wenige Textbausteine überarbeitet werden. Alle Änderungen stehen bei der nächsten Publikation in allen betroffenen Dokumenten und Sprachen auf Knopfdruck zur Verfügung.

Trotz des Aufwandes für die Einführung wird auf lange Sicht gespart. Die Verwaltung wird heute bequem von einem Mitarbeiter bei der Firma Dokpro erledigt und Dokumente werden "on demand" und nicht mehr "auf Halde" produziert. Insgesamt beträgt die Kostensenkung im Änderungsdienst zwischen 20 und 50 Prozent. Durch das Ausbleiben von Fehldrucken, Fehlübersetzungen oder Doppelbearbeitungen steigt gleichzeitig die Qualität der Dokumente.

Dokpro hatte die Dokumente in der Vergangenheit bereits größtenteils vereinheitlicht und modularisiert, deshalb konnte das Redaktionssystem innerhalb von drei Monaten eingeführt werden.

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