92% der deutschen Zahnarztpraxen rechnen unvollständig ab

Umsatzverluste im 5-stelligen Bereich

Die aktuelle Statistik zeigt, dass rund 18% der erbrachten privat abzurechnenden Leistungen nicht oder fehlerhaft abgerechnet werden. In 92 % der überprüften Zahnartpraxen wurde das Abrechnungspotential für erbrachte GOZ- bzw. Privatleistungen nicht ausgeschöpft. Gemeint ist hier die leistungsgerechte und vollständige Abrechnung, nicht die Faktorsteigerung. Wertvolle Liquidität geht verloren und damit echter Gewinn, dem keine Kosten gegenüber stehen.

Die Erklärung hierfür, warum mitunter auch abrechnungsgeübte Praxen unzureichend abrechnen, liegt in der mangelnden Transparenz, was wirklich an erbrachten Leistungen abgerechnet werden kann und an nicht festlegten Prozessen der Behandlungs- und Abrechnungsdokumentation im Praxisalltag.

In diesem Artikel werden die häufigsten Fehlerquellen, die zu Nichtabrechnung von erbrachten zahnärztlichen Leistungen führen, dargestellt.

1. Fehlerquelle: Mangelnde Kommunikation

Die erste Fehlerquelle ist oft die fehlende Kommunikation zwischen Behandler und Assistenz am Stuhl. Bereits mit der Niederschrift der Behandlung beginnt die leistungs- und honorargerechte Abrechnung. Und nur so gut, wie hier dokumentiert wird, kann später die Abrechnung durchgeführt werden. Beispielhaft ist eine Vitalitätsprüfung für die Stuhlassistenz oft nicht erkennbar, wenn der Behandler diese mit Druckluft durchführt und nicht ausdrücklich darauf hinweist. Nicht nur unter zahnmedizinischen Gesichtspunkten ist der Dokumentation ein hohes Maß an Aufmerksamkeit zu widmen, sondern auch aus rechtlichen Gründen.

2. Fehlerquelle: Die Behandlungsabfolge

Die Abrechnungskraft kann die Behandlungsabfolge bei unzureichender Dokumentation nicht oder nur teilweise nachvollziehen, da sie i.d.R. in den Behandlungsablauf nicht mit einbezogen war. Häufig sind Aufzeichnungen anzutreffen, in der die Reihenfolge der Behandlungsschritte nicht stimmen. Man zieht sich auch nicht zuerst die Schuhe an und dann die Socken. Somit kann die Behandlung nicht nachvollzogen und in der Folge eine vollständige Abrechnung nicht erstellt werden.

3. Fehlerquelle: Abrechnungsvorschriften

Die Kompliziertheit der Abrechnungsvorschriften und daraus resultierende fehlende Abrechnungskenntnisse sind häufige Gründe für Abrechnungslücken. In der zahnärztlichen Ausbildung wird die Abrechnung nur unzureichend behandelt. Dem Zahnarzt selbst obliegt es sich entsprechend fortzubilden oder Mitarbeiter regelmäßig und intensiv ausbilden zu lassen. Die Kontrolle der Richtigkeit und Vollständigkeit der Abrechnung liegt im Verantwortungsbereich des Zahnarztes. Jedoch kann der Zahnarzt meist die Abrechnungsqualität selbst nicht nicht beurteilen. Auch der Unternehmer Zahnarzt sollte über detaillierte Abrechnungskenntnisse verfügen, damit er sich sein Einkommen nicht von der Mitarbeiterin bestimmen lassen muss.

4. Fehlerquelle: Aufzeichnungen

Zahnärzten ist oft nicht bewusst, dass die Assistenz Behandlungsabläufe unvollständig beschreibt und dadurch Lücken in der Behandlungsdokumentation entstehen. Da es vom Gesetzgeber keine "Muster-Anleitung" zur Dokumentation gibt, müssen die Dokumentationsregeln praxisintern aufgestellt und umgesetzt werden. Alle Mitarbeiter müssen die gleiche "Dokumentationssprache" sprechen. Die Verwendung von Abkürzungen unter Berücksichtigung der Eindeutigkeit (im Qualitätsmanagement hinterlegt) sind möglich, wenn diese für einen Sachverständigen zweifelsfrei den Behandlungsverlauf erkennen lassen.

5. Fehlerquelle: Keine Kontrolle der Leistungserfassung durch den Behandler

Sobald sich der Zahnarzt blind auf die Einträge seiner Stuhlassistenz verlässt ist eine unvollständige Dokumentation aus den oben genannten Gründen nicht auszuschließen. Diese Fehlerquelle lässt sich vermeiden, indem der Behandler abends oder am nächsten Tag die Leistungserfassung auf Vollständigkeit und Plausibilität kontrolliert. Die zeitnahe Überprüfung ermöglicht es fehlende oder unvollständige Aufzeichnungen der Behandlung nachzutragen bzw. zu ergänzen. Was nicht dokumentiert ist, gilt rechtlich als nicht erbracht und darf auch nicht abgerechnet werden.

6. Fehlerquelle: Mehrfachbelastung

Die sechste Fehlerquelle basiert auf der Doppelbelastung der Abrechnungskraft, die an der Rezeption zwischen Terminvergabe, Telefon und Patientenkontakt auch die aufwendige und zeitintensive Abrechnung erstellen muss. Auch bei gut ausgebildeten Abrechnungskräften entsteht durch Mehrfachbelastungen eine Stresssituation, die wiederum zu Abrechnungsfehlern führen kann. Diese Fehlerquote durch mangelnde Konzentration gilt es zu vermeiden, was im ureigensten Interesse des Praxisinhabers liegen müsste. Hilfreich ist eine Rückzugsmöglichkeit für die Mitarbeiterin zur störungsfreien Erstellung der Abrechnung.

7. Fehlerquelle: Ausfall der Abrechnungskraft

Es ist ein Höllenszenario für so manchen Praxisinhaber, wenn die Abrechnungskraft wegen Krankheit, Schwangerschaft oder Kündigung nicht mehr zur Verfügung steht und Abrechnung liegen bleibt. In diesen Fällen geht der Praxis wertvolle Zeit und damit Liquidität verloren. Nachträgliche oder verspätete Honorarforderungen schädigen den Ruf der Praxis. Um dies zu vermeiden, ist die konsequente Aus- und Weiterbildung von engagierten Mitarbeiterinnen in der Abrechnung erforderlich. Darüber hinaus könnte auch ein qualifizierter externer Abrechnungsservice die Zeit überbrücken.

8. Fehlerquelle: Stundenhonorarumsatz

Die wenigsten Abrechnungskräfte kennen den praxisinternen Stundenhonorarumsatz. Dabei ist der Stundensatz ist eine der wichtigsten Größen für die Behandlungs- und Honorarkalkulation. Der Stundensatz ist immer eine Mischkalkulation aus BEMA- und GOZ-Umsätzen. Dazu ist die Arbeitszeit für BEMA- und GOZ-Behandlungen aufzuzeichnen und entsprechend des prozentualen Anteils der Behandlungszeit zu errechnen.

9. Fehlerquelle: Dokumentationspflicht

Die Verletzung der Dokumentationspflicht führt bei gerichtlichen Auseinandersetzungen immer zu Problemen in der Beweisführung, z.B. bei dem Vorwurf eines Behandlungsfehlers oder Verletzung der Aufklärungspflicht. Probleme bei Verletzung der Dokumentationspflicht ergeben sich auch hinsichtlich der Vergütung der zahnmedizinischen Leistung. Die Folge könnten auch Honorarrückforderungen sein.

10. Fehlerquelle: Aufbewahrungsfrist

Die gesetzlich festgelegte (Mindest-)Aufbewahrungsfrist für die Behandlungsdokumentation beträgt 10 Jahre. Der § 630 f Abs. 3 BGB besagt: "Der Behandelnde hat die Patientenakte für die Dauer von zehn Jahren nach Abschluss der Behandlung aufzubewahren, soweit nicht nach anderen Vorschriften andere Aufbewahrungsfristen bestehen". Auch die Musterberufsordnung kennt diese 10-Jahresfrist.

Der "Pferdefuss" bei Fristen. Wird die Akte 10 Jahre nach Beendigung der Behandlung vernichtet, dann könnte es zu nichtabsehbaren Folgen für den Zahnarzt kommen, wenn ein Patient z.B. gerichtlich gegen eine in diesem Zeitraum durchgeführte Behandlung vorgeht.

Die Akte wurde vernichtet, die EDV-Daten sind gelöscht, jetzt gerät der Zahnarzt aufgrund der fehlenden Dokumentation an Beweismitteln in Beweisnot zahnmedizinisch richtig gehandelt zu haben. Er kommt in eine Zwangslage, in der er etwas beweisen soll, wofür ihm jedoch die Beweise in Form der schriftlichen Behandlungsdokumentation fehlen. Unabhängig von den Aufbewahrungsfristen beträgt die Haftung eines Zahnarztes für seine Tätigkeit 30 Jahre. Die Lösung ist die Wahl längere freiwillige Fristen und sollte die Praxis die Ablage nicht mehr aufnehmen können, dann empfiehlt sich die gewerbliche Aufbewahrung bei entsprechenden Anbietern.

Fazit:

Für den Praxisumsatz ist nicht alleine eine einzelne Person in der Praxis verantwortlich, sondern das ganze Team. Grundlage hierfür ist ein schlüssiges Abrechnungsmanagement sowie gut ausgebildete Mitarbeiter in der Dokumentation und in der Abrechnung. Sinnvoll ist die Ausbildung einer qualifizierten Mitarbeiterin zur Abrechnungsmanager/in. In dieser praxisnahen Weiterbildung werden vertiefende Kenntnisse in Dokumentation und Abrechnung vermittelt und Mitarbeiter zu Führungskräften ausgebildet. Ausführliche Informationen zu diesem 6-tägigen Fachkurs mit IHK Lehrgangszertifikat finden Sie auf www.abrechnungsmanagerin.de oder direkt über die unten stehende Kontaktadresse.
Die Deutsche Fortbildungsakademie Heilwesen® bietet Praxisinhabern/innen, Assistenten/innen und Praxismitarbeitern/innen aus Arzt- und Zahnarztpraxen hochwertige Fachkurse mit IHK Lehrgangszertifikat und praxisnahe Workshops mit erfahrenen Referenten/innen in den Bereichen Abrechnung, Organisation, Betriebswirtschaft, Kommunikation, u.v.m.. Die Fortbildungen sind von der MWSt. befreit.
Deutsche Fortbildungsakademie Heilwesen® GmbH & Co. KG
Frederic Feldmann
Ludwig-Erhard-Allee 24
76131 Karlsruhe
ff@dfa-heilwesen.de
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Umsatzverluste im 5-stelligen Bereich

Die aktuelle Statistik zeigt, dass rund 18% der erbrachten privat abzurechnenden Leistungen nicht oder fehlerhaft abgerechnet werden. In 92 % der überprüften Zahnartpraxen wurde das Abrechnungspotential für erbrachte GOZ- bzw. Privatleistungen nicht ausgeschöpft. Gemeint ist hier die leistungsgerechte und vollständige Abrechnung, nicht die Faktorsteigerung. Wertvolle Liquidität geht verloren und damit echter Gewinn, dem keine Kosten gegenüber stehen.

Die Erklärung hierfür, warum mitunter auch abrechnungsgeübte Praxen unzureichend abrechnen, liegt in der mangelnden Transparenz, was wirklich an erbrachten Leistungen abgerechnet werden kann und an nicht festlegten Prozessen der Behandlungs- und Abrechnungsdokumentation im Praxisalltag.

In diesem Artikel werden die häufigsten Fehlerquellen, die zu Nichtabrechnung von erbrachten zahnärztlichen Leistungen führen, dargestellt.

1. Fehlerquelle: Mangelnde Kommunikation

Die erste Fehlerquelle ist oft die fehlende Kommunikation zwischen Behandler und Assistenz am Stuhl. Bereits mit der Niederschrift der Behandlung beginnt die leistungs- und honorargerechte Abrechnung. Und nur so gut, wie hier dokumentiert wird, kann später die Abrechnung durchgeführt werden. Beispielhaft ist eine Vitalitätsprüfung für die Stuhlassistenz oft nicht erkennbar, wenn der Behandler diese mit Druckluft durchführt und nicht ausdrücklich darauf hinweist. Nicht nur unter zahnmedizinischen Gesichtspunkten ist der Dokumentation ein hohes Maß an Aufmerksamkeit zu widmen, sondern auch aus rechtlichen Gründen.

2. Fehlerquelle: Die Behandlungsabfolge

Die Abrechnungskraft kann die Behandlungsabfolge bei unzureichender Dokumentation nicht oder nur teilweise nachvollziehen, da sie i.d.R. in den Behandlungsablauf nicht mit einbezogen war. Häufig sind Aufzeichnungen anzutreffen, in der die Reihenfolge der Behandlungsschritte nicht stimmen. Man zieht sich auch nicht zuerst die Schuhe an und dann die Socken. Somit kann die Behandlung nicht nachvollzogen und in der Folge eine vollständige Abrechnung nicht erstellt werden.

3. Fehlerquelle: Abrechnungsvorschriften

Die Kompliziertheit der Abrechnungsvorschriften und daraus resultierende fehlende Abrechnungskenntnisse sind häufige Gründe für Abrechnungslücken. In der zahnärztlichen Ausbildung wird die Abrechnung nur unzureichend behandelt. Dem Zahnarzt selbst obliegt es sich entsprechend fortzubilden oder Mitarbeiter regelmäßig und intensiv ausbilden zu lassen. Die Kontrolle der Richtigkeit und Vollständigkeit der Abrechnung liegt im Verantwortungsbereich des Zahnarztes. Jedoch kann der Zahnarzt meist die Abrechnungsqualität selbst nicht nicht beurteilen. Auch der Unternehmer Zahnarzt sollte über detaillierte Abrechnungskenntnisse verfügen, damit er sich sein Einkommen nicht von der Mitarbeiterin bestimmen lassen muss.

4. Fehlerquelle: Aufzeichnungen

Zahnärzten ist oft nicht bewusst, dass die Assistenz Behandlungsabläufe unvollständig beschreibt und dadurch Lücken in der Behandlungsdokumentation entstehen. Da es vom Gesetzgeber keine "Muster-Anleitung" zur Dokumentation gibt, müssen die Dokumentationsregeln praxisintern aufgestellt und umgesetzt werden. Alle Mitarbeiter müssen die gleiche "Dokumentationssprache" sprechen. Die Verwendung von Abkürzungen unter Berücksichtigung der Eindeutigkeit (im Qualitätsmanagement hinterlegt) sind möglich, wenn diese für einen Sachverständigen zweifelsfrei den Behandlungsverlauf erkennen lassen.

5. Fehlerquelle: Keine Kontrolle der Leistungserfassung durch den Behandler

Sobald sich der Zahnarzt blind auf die Einträge seiner Stuhlassistenz verlässt ist eine unvollständige Dokumentation aus den oben genannten Gründen nicht auszuschließen. Diese Fehlerquelle lässt sich vermeiden, indem der Behandler abends oder am nächsten Tag die Leistungserfassung auf Vollständigkeit und Plausibilität kontrolliert. Die zeitnahe Überprüfung ermöglicht es fehlende oder unvollständige Aufzeichnungen der Behandlung nachzutragen bzw. zu ergänzen. Was nicht dokumentiert ist, gilt rechtlich als nicht erbracht und darf auch nicht abgerechnet werden.

6. Fehlerquelle: Mehrfachbelastung

Die sechste Fehlerquelle basiert auf der Doppelbelastung der Abrechnungskraft, die an der Rezeption zwischen Terminvergabe, Telefon und Patientenkontakt auch die aufwendige und zeitintensive Abrechnung erstellen muss. Auch bei gut ausgebildeten Abrechnungskräften entsteht durch Mehrfachbelastungen eine Stresssituation, die wiederum zu Abrechnungsfehlern führen kann. Diese Fehlerquote durch mangelnde Konzentration gilt es zu vermeiden, was im ureigensten Interesse des Praxisinhabers liegen müsste. Hilfreich ist eine Rückzugsmöglichkeit für die Mitarbeiterin zur störungsfreien Erstellung der Abrechnung.

7. Fehlerquelle: Ausfall der Abrechnungskraft

Es ist ein Höllenszenario für so manchen Praxisinhaber, wenn die Abrechnungskraft wegen Krankheit, Schwangerschaft oder Kündigung nicht mehr zur Verfügung steht und Abrechnung liegen bleibt. In diesen Fällen geht der Praxis wertvolle Zeit und damit Liquidität verloren. Nachträgliche oder verspätete Honorarforderungen schädigen den Ruf der Praxis. Um dies zu vermeiden, ist die konsequente Aus- und Weiterbildung von engagierten Mitarbeiterinnen in der Abrechnung erforderlich. Darüber hinaus könnte auch ein qualifizierter externer Abrechnungsservice die Zeit überbrücken.

8. Fehlerquelle: Stundenhonorarumsatz

Die wenigsten Abrechnungskräfte kennen den praxisinternen Stundenhonorarumsatz. Dabei ist der Stundensatz ist eine der wichtigsten Größen für die Behandlungs- und Honorarkalkulation. Der Stundensatz ist immer eine Mischkalkulation aus BEMA- und GOZ-Umsätzen. Dazu ist die Arbeitszeit für BEMA- und GOZ-Behandlungen aufzuzeichnen und entsprechend des prozentualen Anteils der Behandlungszeit zu errechnen.

9. Fehlerquelle: Dokumentationspflicht

Die Verletzung der Dokumentationspflicht führt bei gerichtlichen Auseinandersetzungen immer zu Problemen in der Beweisführung, z.B. bei dem Vorwurf eines Behandlungsfehlers oder Verletzung der Aufklärungspflicht. Probleme bei Verletzung der Dokumentationspflicht ergeben sich auch hinsichtlich der Vergütung der zahnmedizinischen Leistung. Die Folge könnten auch Honorarrückforderungen sein.

10. Fehlerquelle: Aufbewahrungsfrist

Die gesetzlich festgelegte (Mindest-)Aufbewahrungsfrist für die Behandlungsdokumentation beträgt 10 Jahre. Der § 630 f Abs. 3 BGB besagt: "Der Behandelnde hat die Patientenakte für die Dauer von zehn Jahren nach Abschluss der Behandlung aufzubewahren, soweit nicht nach anderen Vorschriften andere Aufbewahrungsfristen bestehen". Auch die Musterberufsordnung kennt diese 10-Jahresfrist.

Der "Pferdefuss" bei Fristen. Wird die Akte 10 Jahre nach Beendigung der Behandlung vernichtet, dann könnte es zu nichtabsehbaren Folgen für den Zahnarzt kommen, wenn ein Patient z.B. gerichtlich gegen eine in diesem Zeitraum durchgeführte Behandlung vorgeht.

Die Akte wurde vernichtet, die EDV-Daten sind gelöscht, jetzt gerät der Zahnarzt aufgrund der fehlenden Dokumentation an Beweismitteln in Beweisnot zahnmedizinisch richtig gehandelt zu haben. Er kommt in eine Zwangslage, in der er etwas beweisen soll, wofür ihm jedoch die Beweise in Form der schriftlichen Behandlungsdokumentation fehlen. Unabhängig von den Aufbewahrungsfristen beträgt die Haftung eines Zahnarztes für seine Tätigkeit 30 Jahre. Die Lösung ist die Wahl längere freiwillige Fristen und sollte die Praxis die Ablage nicht mehr aufnehmen können, dann empfiehlt sich die gewerbliche Aufbewahrung bei entsprechenden Anbietern.

Fazit:

Für den Praxisumsatz ist nicht alleine eine einzelne Person in der Praxis verantwortlich, sondern das ganze Team. Grundlage hierfür ist ein schlüssiges Abrechnungsmanagement sowie gut ausgebildete Mitarbeiter in der Dokumentation und in der Abrechnung. Sinnvoll ist die Ausbildung einer qualifizierten Mitarbeiterin zur Abrechnungsmanager/in. In dieser praxisnahen Weiterbildung werden vertiefende Kenntnisse in Dokumentation und Abrechnung vermittelt und Mitarbeiter zu Führungskräften ausgebildet. Ausführliche Informationen zu diesem 6-tägigen Fachkurs mit IHK Lehrgangszertifikat finden Sie auf www.abrechnungsmanagerin.de oder direkt über die unten stehende Kontaktadresse.
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